Üblicherweise sitzen alle Beteiligten in einem Kreis. Es können vier bis 40 Menschen sein, die sich beteiligen. In der Mitte des Kreises befindet sich irgendein Gestaltungselement wie eine Vase mit Blumen oder ein Becken mit Blüten. Nebenbei liegen der Redestein und eine Klangschale.
Dialogprozessbegleiter
Der Dialogprozess wird eröffnet durch einen oder zwei Dialogprozessbegleiter (engl. facilitator). Diese stellen kurz den Ablauf dar und behalten die Zeit im Auge. Sie greifen auch ein, falls irgendetwas geschieht, was den Dialogprozess aus dem Ruder laufen lässt.
Begonnen wird mit einer kurzen Runde, worin jede/jeder Gelegenheit hat, ihr/sein Befinden im Moment kurz mitzuteilen. Dabei nimmt, wer anfangen möchte, den Redestein, trägt vor was zu sagen ist, und reicht den Stein an die Nachbarin, den Nachbarn weiter. So kann von allen gehört werden wie es ihnen im Moment geht, mit welchen Stimmungen, Gefühlen und Erwartungen er/sie da sind.
Ist die letzte Person gehört worden, so gelangt der Redestein zurück in die Mitte. Einer der Dialogprozessbegleiter schlägt die Klangschale an und sobald diese verklungen ist, kann irgendjemand sich den Redestein aus der Mitte holen und berichten, mitteilen was gerade mitzuteilen ist. Währenddessen hören die anderen aufmerksam zu und versuchen bei sich herauszufinden, was da passiert während sie zuhören. Gibt es ein Wort, eine Äußerung auf die sofort eine Gegenrede oder Bestätigung formuliert wird? Sind es Gefühle, die sich zeigen wollen? Werden Vorurteile wach oder Vorannahmen formuliert? Lässt das Gesagte kalt oder erinnert es an alte Erfahrungen?
Nachdem der Redestein wieder in der Mitte liegt, haben auch die anderen Anwesenden die Möglichkeit, etwas zu sagen. Dies muss nicht eine Antwort sein auf das zuvor Gesagte. Es muss auch keine Verbindung haben zum Vorherigen. Einfach das, was im Moment so wichtig erscheint, dass es gesagt sein will. Auch diese Person legt den Redestein wieder in die Mitte zurück und so weiter.
Verlangsamung
Sollten trotz der längeren Wege hin zum Redestein und zurück die Beiträge doch zu schnell aufeinander folgen und nicht genügend Zeit bleiben für die Selbstreflektion, so kann jemand aus dem Kreis in die Mitte gehen und die Klangschale anschlagen. Solange diese klingt, tritt Ruhe ein. Ruhe kann auch über längere Phasen eintreten, wenn niemand etwas zu sagen hat. Für viele sind solche Phase fast unerträglich und es ist spannend zu erleben, wie lange solche Ruhephasen dauern.
Im Dialogprozess werden alle Beiträge und Mitteilungen in die Mitte gegeben. Es bildet sich dort eine große Ansammlung von Meinungen, Anschauungen, Vorstellungen, Bildern, Ideen, Sinnhaftem und Sinnlosem. David Bohm, einer der Gründerväter dieser Form des gemeinsamen Denkens, entwarf hierzu das Bild einer Badewanne, die im Verlauf des Dialogprozesses gefüllt würde. Am Ende – meist nach 1,5 bis 2 Stunden – wird der Stöpsel gezogen und alles Gesagte verschwindet wieder.
Nach der zuvor abgesprochenen Zeit wird auch der Dialogprozess beendet. Die Klangschale wird angeschlagen und sobald sie verklungen ist, beginnt die Reflexionsphase. Auch hier haben alle Anwesenden der Reihe nach die Gelegenheit, Ihre Beobachtungen zum Ablauf dieses Dialogprozesses mitzuteilen. Wer beginnen mag, nimmt sich den Redestein und berichtet von seinen/ihren Wahrnehmungen zum Ablauf. Hier geht es dann nicht mehr um Inhalte, sondern tatsächlich um einen Versuch, den Prozess zu reflektieren.
Worüber ein Dialogprozess sich entwickelt, dies kann zu Beginn durch ein Thema vorgegeben werden. Es kann aber auch offen gelassen und zur Einstimmung ein Gedicht oder eine kurze Geschichte vorgetragen werden. Das Thema entwickelt sich ganz von allein.